Een inkoopfactuur is een belangrijk document en een inkoopdagboek is een lijst met inkoopfacturen die van leveranciers zijn ontvangen. Het inkoopfactuurdagboek vereist normaal gesproken geen verdere financiële analyse van het soort uitgaven. In dat opzicht zou een eenvoudig aankoopdagboek een goed uitgangspunt zijn voor een eenvoudige reeks rekeningen, maar vereist een iets verfijndere analyse per soort uitgaven, zowel voor financiële controle als voor belastingdoeleinden.
- Een basis boekhoudsysteem voor aankoopfacturen zou een enkelvoudig boekhoudsysteem zijn dat ook kolommen zou hebben om de uitgaven te analyseren in de uitgavencategorieën die vereist zijn door de specifieke belastingregels op grond waarvan de rekeningen worden opgesteld.
Middelgrote en grote organisaties moeten inkoopfacturen volgen en controleren om de kosten en betalingen te beheersen. In een spiegel van het verkoopgrootboek zouden inkoopfacturen ook door de leverancier in een inkooprekening worden opgenomen. De eenvoudige manier is om aan elke leverancier een codenummer toe te kennen, zodat de boekhoudsoftware de bedragen kan innen die aan elke leverancier verschuldigd zijn, de individuele leveranciersrekeningen die het aankoopboek vormen.
Cash en banktransacties
Nog afgezien van de eenmalige aan- en verkoop is de registratie door een bedrijf van contant geld en bankontvangsten en -betalingen in de boeken van het bedrijf. Het derde gebied van de belangrijkste documenten is de kassabon of bankafschrift, gegeven of ontvangen. Dergelijke documenten kunnen vele vormen aannemen, van de kassarol van een winkelbedrijf tot het stortingsbewijs bij een bank, maar ze zijn allemaal het bewijs dat het geld van eigenaar verandert.
Je kunt ook gemakkelijk een boekhouding bijhouden als je zelf wil
In een klein bedrijf kunnen de kas- en bankgegevens apart worden bijgehouden van de andere belangrijke boekhoudkundige gegevens. In een eenvoudig formaat zouden de kas- of bankgegevens vergelijkbaar zijn met het bankafschrift, maar dan met de namen van klanten en leveranciers of als er bijvoorbeeld meerdere klanten zijn, de bron van het geld dat wordt ontvangen of betaald.
- Grotere organisaties en met name met behulp van boekhoudsoftware coderen ook elke kassabon en betaling voor dezelfde klant- en leverancierscodes die worden gebruikt om het verkoop- en het aankoopboek te produceren. Naast de registratie van de kas- en banktransacties in de kas- en bankrekeningen worden de ontvangen en betaalde bedragen ook geregistreerd in het verkoop- en aankoopboek.
- Door de registratie van de kas- en banktransacties in de grootboeken toont de klanten- en leveranciersadministratie van de grootboeken vervolgens de saldi op elke rekening en is de registratie van de financiële transacties op deze manier in feite de andere kant van het systeem van de dubbele boekhouding.